Bizden Haberler

Ticari Defterlerin Açılış Onayları

I- GİRİŞ

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’na (TTK) göre, tacir olmanın sonuçlarından birisi ticari defterleri kanuna uygun şekilde tutmaktır (TTK, md. 18/f.1). Bu kapsamda, tacirlerin fiziki ortamda tuttukları ticari defterlerinin açılış onaylarını, defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar notere yaptırmaları gerekmektedir (TTK, md. 64/f.3,4).

Ticaret Bakanlığı’nın açıkladığı verilere göre, 30.09.2018 tarihi itibariyle Ülkemizde, 784.057 adet limited şirket, 127.050 adet anonim şirket, 10.749 adet kollektif şirket, 1.783 adet komandit şirket, 35.786 adet kooperatif ve 722.295 adet gerçek kişi tacir olmak üzere toplam 1.681.720 adet tacir faaliyet göstermektedir. Bunlardan hesap dönemi takvim yılı (1 Ocak - 31 Aralık) olan tacirlerin, 2019 yılında fiziki ortamda tutacakları ticari defterlerinin açılış onaylarını 31.12.2018 Pazartesi günü mesai saati bitimine kadar yaptırmaları gerekmektedir.

Öte yandan, tacirler tarafından hali hazırda kullanılan bazı ticari defterlerin her hesap döneminde açılış onayına tabi tutulmadan da izleyen faaliyet dönemlerinde kullanılması mümkün olup çalışmamızda bu ticari defterlerin neler olduğu da ayrıca ortaya konulmuştur.

II- TACİRLER TARAFINDAN TUTULMASI ZORUNLU OLAN TİCARİ DEFTERLER

Bilindiği üzere tacirler; geçek kişi tacirler ve tüzel kişi tacirler olmak üzere ikiye ayrılmaktadır (TTK, md. 12, md. 16). Ticaret şirketleri ile amacına varmak için ticari bir işletme işleten vakıflar, dernekler ve kendi kuruluş kanunları gereğince özel hukuk hükümlerine göre yönetilmek veya ticari şekilde işletilmek üzere Devlet, il özel idaresi, belediye ve köy ile diğer kamu tüzel kişileri tarafından kurulan kurum ve kuruluşlar tüzel kişi tacirdirler (TTK, md. 16/f.1). Kollektif, komandit, anonim, limited ve kooperatif şirketler birer ticaret şirketidir (TTK, md. 124/f.1).

6102 sayılı TTK’nın 64. maddesinin üçüncü ve dördüncü fıkralarına göre, tacirler tarafından tutulması zorunlu olan ticari defterler; yevmiye defteri (YD), defteri kebir(DK), envanter defteri(ED), pay defteri (PD), yönetim kurulu karar defteri (YKD) ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri (GTMD) olmakla beraber tutulması gereken ticari defterler tacirlere göre farklılık arz etmektedir. Anılan maddenin üçüncü fıkrasına dayanılarak çıkarılan Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’e (TDT) göre, tacirlerin tutmak zorunda oldukları ticari defterler tablo halinde gösterilmiştir(1).

	TİCARİ DEFTERLER
TACİRLER	YD	DK	ED	PD	YKD	GTMD
Gerçek kişi tacirler	+	+	+
Kollektif şirket	+	+	+			+
Komandit şirket	+	+	+			+
Anonim şirket	+	+	+	+	+	+
Limited şirket	+	+	+	+	(*)(2)	+
Kooperatif	+	+	+	+	+	+
Diğer tüzel kişi tacirler	+	+	+

 

III- AÇILIŞ ONAYININ SÜRESİNDE YERİNE GETİRİLMEMESİNİN MÜEYYİDESİ

Ticari defterlerin açılış onaylarının süresinde yaptırılmaması halinde tacirler hakkında açılış onayı yaptırılmayan her bir ticari defterle ilgili olarak 6102 sayılı TTK’nın 562. maddesinin birinci fıkrasının (c) bendi hükmü uyarınca idari para cezası uygulanacaktır. Ancak, birden fazla ticari defterin açılış onayının süresinde yaptırılmamış olması durumunda uygulanacak idari para cezası

tutarı anılan maddenin ondördüncü fıkrası gereğince iki kat artırılarak uygulanacaktır. 6102 sayılı TTK’da düzenlenen idari para cezaları, 5326 sayılı Kabahatler Kanunu’nun 17. maddesinin yedinci fıkrası uyarınca her yıl yeniden değerleme oranı esas alınarak artırıldığından açılış onayının süresinde yaptırılmaması halinde tacirler hakkında 2019 yılında geçerli olan değil 2018 yılında geçerli olan 6.190 TL tutarındaki idari para cezası uygulanacaktır. Çünkü, 2019 yılına ait ticari defterlerin açılış onayının süresinde yaptırılmamasına ilişkin fiil 31.12.2018 tarihinde işlenmektedir.

İdari para cezası uygulanmasını örnek vererek somutlaştırmak gerekirse, bir tacirin 2019 yılında kullanacağı yevmiye defterinin açılış onayını süresinde yaptırmamış olması halinde bu defter için uygulanacak olan idari para cezası, kabahat oluşturan fiilin 2018 yılında (31.12.2018 tarihi mesai saatinin bitimiyle) işlenmiş olması nedeniyle 6.190 TL olacaktır. Aynı tacirin yevmiye defterinin yanı sıra defteri kebirin de açılış onayını süresinde yaptırmaması halinde ise uygulanacak idari para cezası tutarı 18.570 TL (6.190 TLx3) olacaktır(3). Tacirin ikiden fazla ticari defterin açılış onayını süresinde yaptırmaması halinde de uygulanacak ceza tutarı 18.570 TL olup değişmeyecektir. Çünkü Kanun koyucu, uygulanacak idari para cezasını iki kat ile sınırlandırmıştır (TTK, md. 562/f.14).

IV- AÇILIŞ ONAYI YAPTIRILMADAN İZLEYEN FAALİYET DÖNEMLERİNDE KULLANILABİLECEK TİCARİ DEFTERLER

Fiziki ortamda tutulan yevmiye defterinin, defteri kebirin, envanter defterinin ve yönetim kurulu karar defterinin açılış onayının, defterin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar notere yaptırılması (TTK, md. 64/f.3,4) ve anılan defterlerin açılış onaylarının her hesap dönemi için yenilenmesi zorunludur (TDT, md. 13/f.4). Anılan defterlerde yeterli yaprak bulunması halinde bunların yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde onay yenilemek suretiyle izleyen faaliyet döneminde kullanılması mümkündür (TDT, md. 16/f.1). Dolayısıyla, söz konusu defterlerin izleyen faaliyet döneminde kullanılabilmesi için ya kullanılacağı hesap döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar (hesap dönemi takvim yılı olanlar için Aralık ayı sonu) notere ibraz edilerek açılış onaylarının yaptırılması ya da yeni hesap döneminin ilk ayı içinde (hesap dönemi takvim yılı olanlar için Ocak ayı içinde) notere ibraz edilerek onay yenileme işleminin yaptırılması zorunludur.

Buna karşın, pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri tutmak zorunda olan tacirler, kullandıkları bu defterlerde yeterli yaprak varsa bunları her hesap döneminde açılış onayına veya onay yenileme işlemine tabi tutmaksızın izleyen faaliyet dönemlerinde kullanabileceklerdir (TTK, md. 64/f.3).

Anonim ve limited şirketler ile kooperatifler hem pay defterini hem de genel kurul toplantı ve müzakere defterini, kollektif ve komandit şirketler de genel kurul toplantı ve müzakere defterini tutmak zorunda olup bunların sayısı 30.09.2018 itibariyle 959.425 adettir.

Uygulamada, zorunlu olmadığı halde birçok şirketin hem genel kurul toplantı ve müzakere defterinde hem de pay defterinde yeterli yaprak olmasına karşın bu defterleri her hesap döneminde açılış onayına tabi tuttukları veya onay yenilemek suretiyle kullanmaya devam ettikleri bu nedenle de açılış onayı veya onay yenilemeye ilişkin maliyetlerle karşılaştıkları görülmektedir.

Sonuç olarak, diğer ticari defterlerde olduğu gibi genel kurul toplantı ve müzakere defteri ile pay defterinin şirketin kuruluşunda ve kullanılmaya başlanılmadan önce açılış onayının yaptırılması zorunlu iken bu defterlerin izleyen hesap dönemlerinde açılış onayına tabi tutulmadan yaprakları bitene kadar kullanılması mümkündür. Anılan defterlerin hesap dönemi içinde dolması halinde ise yapılması gereken işlem, kullanılacak olan yeni defterlerin açılış onaylarını notere yaptırmaktır. Ancak, yeni pay defterinin açılış onayının noterce yapılabilmesi için kullanımına son verilen eski pay defterinin notere ibraz edilmesi gerektiği unutulmamalıdır (TDT, md. 13/f.5,6).

V- SONUÇ

01.07.2012 tarihinde yürürlüğe giren 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’na

göre, hesap dönemi takvim yılı olan (1 Ocak-31 Aralık) tacirlerin, 2019 yılı hesap döneminde fiziki ortamda tutacakları ticari defterlerinin açılış onaylarını en geç 31.12.2018 Pazartesi günü mesai saati bitimine kadar notere ibraz ederek yaptırmaları gerekmektedir. Yevmiye defterinin, defteri kebirin, envanter defterinin ve yönetim kurulu karar defterinin açılış onayının her hesap dönemi için yapılması zorunlu iken pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri tutmak zorunda olan tacirlerin kullandıkları bu defterlerde, yeterli yaprak varsa söz konusu defterleri her hesap döneminde açılış onayına tabi tutmaksızın da izleyen faaliyet dönemlerinde kullanmaları mümkündür.

Hesap dönemi takvim yılı olan (1 Ocak - 31 Aralık) tacirlerin, fiziki ortamda tutacakları 2019 yılına ait ticari defterlerinin açılış onaylarını, en geç 31.12.2018 Pazartesi günü mesai saati bitimine kadar notere ibraz ederek yaptırmamaları halinde haklarında idari para cezası uygulanacaktır. Bu nedenle, ticari defterlerin açılış onaylarının süresinde yaptırılması önem arz etmektedir. Ayrıca, tacirlerimiz, genel kurul toplantı ve müzakere defteri ile pay defterinde yeterli yaprak varsa bunları izleyen hesap dönemlerinde açılış onayı veya onay yenileme yaptırmaksızın da kullanabileceklerdir. Özkan ARSLAN* Yaklaşım / Aralık 2018 / Sayı: 312

*    Gümrük ve Ticaret Başmüfettişi

(1)  Tablodaki (+) işareti tacirin hangi defteri tutmak zorunda olduğunu göstermektedir.

(2)  Limited şirketlerde, müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutulabilir. Şirket tarafından, müdürler kurulu karar defterinin tutulması tercih edilmiş ise bu defterin de açılış onayının yaptırılması zorunludur.

(3)  Ticari Defterlere İlişkin Suç ve Kabahatlerin Tespiti, Raporlanması ve Yetkili Mercilere İletilmesi Hakkında Genelge/md.17/2,18 (http://teftis.gtb.gov.tr/data)